Rekryteringar
I sidomenyn under menyalternativet rekrytering kan du klicka dig in till rekryteringar, då hamnar du i denna vyn;
Du kan även komma till denna vyn genom att klicka på “visa alla rekryteringar” på högra hörnet över tabellen på första sidan vid Aktiva rekryteringar.
Här kan du hantera din intresseanmälan, se alla dina rekryteringar, skapa nya rekryteringar samt bygga upp ett arbetsflöde för dina rekryteringar.
Rekryteringstabellen
Rekryteringstabellen är alltså den tabell som visar alla dina rekryteringar inne på “rekryteringar”. Som standard i tabellen visas titel på rekryteringen, publiceringsstatus (alltså om annonsen är live eller ej), hur många nya ansökningar (alltså inte totalt antal ansökningar), vilka som är behöriga för rekryteringen samt när rekryteringen är skapad.
Längst upp i högra hörnet finns ett kugghjul, om du klickar på denna så kan du som användare välja vad som ska synas i tabellen - om du ändrar där, ändras bara din tabell, alltså inte dina kollegors. Du kan också helt fritt välja vilken placering varje detalj ska ha i tabellen. Om du klickar på kugghjulet kan du också välja om du vill se radnummer i tabellen eller ej.
Längst upp till vänster i tabellen finner du en sökruta, här kan du söka efter rekryteringar. Du kan också till höger om sökrutan finna publiceringsstatus, som förinställt val så visas alla typer av publiceringsstatusar i menyn förutom avslutade rekryteringar, men detta kan du ändra genom att klicka på den lilla utfällspilen till höger i publiceringsstatusrutan.
Till höger om publiceringsstatusrutan finner du rutan “fler filter”, klickar du där kan du påverka så att fler filtreringsalternativ läggs till i denna tabellbar ovanför tabellen - då kan du bland annat filtrera på användare, taggar och kontaktpersoner m.m. Du kan till höger om denna “fler filter” också välja att spara ett filteralternativ eller ladda in sedan tidigare sparade filter.
Arbetsflöde för rekryteringar
Ovanför själva rekryteringstabellen ser du i tabellen på exemplet ett antal färgglada runda knappar med tillhörande text, om du inte i ditt eget system lagt till några sådana ännu så finner du en knapp med ett kugghjul i, på den knappen står då “Redigera statusflöde”.
Detta statusflöde finns till för att du ska kunna strukturera upp ditt arbete, du kan fritt välja vad du vill ha för flöde och det är helt valbart att lägga till sådana eller ej. De statusar du väljer kan du sedan tillgiva en rekrytering.
Många använder exempelvis "skapandefas", "annonseringsfas", "intervjufas" och dylikt som statusar för att på ett tydligt sätt se var i processen en rekrytering befinner sig.
Var uppmärksam! Om du lägger till eller redigerar dessa fält påverkar det alla användare i ditt företag. Detta flöde är alltså inte personligt utan företagsgemensamt!.
Intresseanmälan
Intresseanmälan kan i talspråk ofta kallas spontanansökan - det är helt enkelt en rekryteringsprocess som inte har ett specifikt behov som grund utan som är som en öppen ansökan till just ert företag. Klickar du på knappen uppe i högra hörnet där det står "Visa intresseanmälan" (eller "skapa intresseanmälan" om inte detta redan är gjort) så kan du hantera din intresseanmälansannons samt se vilka som ansökt till ert företag genom en spontanansökan. Vyn inne i intresseanmälan ser likadan ut som vyn när du skapar och hanterar en vanlig rekrytering. Men om det kan du läsa om genom att fortsätta läsa nedan.
Skapa ny rekrytering
Längst upp i högra hörnet på rekryteringssidan finner du knappen “ny rekrytering”. Klickar du på den kommer du att få fram en ruta där du kan välja intern titel på rekryteringen, extern titel på rekryteringen (alltså den som kommer att visas för de som ansöker till tjänsten), du kan välja en rekryteringsmall samt lägga till vilka användare du vill ska vara en del av denna rekryteringsprocess. Alla dessa fält går att redigera i senare steg av processen.
Om du och dina kollegor ofta är samma grupp av kollegor som håller i rekryteringsprocessen kan ni under inställningar under ditt företag i sidomenyn på hemskärmen välja att skapa ett rekryteringslag, då kan du välja rekryteringslag när du skapar en ny rekrytering och då kommer automatiskt alla användare som tillhör det rekryteringslaget att läggas till som användare på rekryteringen.
När du klickat på bekräfta kommer en ny rekryteringsprocess ha skapats. Ingenting publiceras förrän du i rekryteringsprocessen väljer att publicera något - men rekryteringsprocessen har startats för att ni internt kan arbeta vidare med processen.
Rekrytering landningssida
När du skapat en rekrytering hamnar du i rekryteringsprocessens hemskärm. Här känner du säkert igen layouten från systemets hemskärm med aktivitetsflödet till höger (som nu endast visar det som händer på denna specifika rekryteringen), med en sidomeny till vänster och sedan lite mer översiktsvy i mitten.
Överst på översiktsvyn i mitten ser du en blågrön ruta där du får basic information om rekryteringen, du ser vilka som är behöriga att vara med i rekryteringsprocessen, kan lägga till fler behöriga. Du ser hur många ansökningar du har till tjänsten, hur många annonsvisningar, när rekryteringen skapades samt vilken publiceringsstatus rekryteringen har. I detta gråblå fält kan du också ändra status på rekryteringen (om du lagt till sådana enligt informationen du läste om här). Du kan ändra publiceringsstatus, förhandsgranska annonsen samt lägga till taggar (som du kan läsa mer om här).
Guiden
Nedanför det gråblå fältet finner du systemets "Guide". Vi rekommenderar att du i ditt rekryteringsarbete följer guiden när du nu sätter igång med rekryteringsprocessen. Om du inte vill göra det kan du välja att istället arbeta i sidomenyn till vänster, som du kan läsa om nedan - då kan du välja att gömma guiden genom att klicka på knappen "göm guide" längst upp till höger i guide-blocket".
Om du väljer att arbeta genom guiden kan du se att första steget i processen redan är avbockad, det var den information du fyllde i när du skapade rekryteringen, du kan därför klicka dig direkt till steg 1 "behovsanalysen".
Inga steg i guiden är obligatoriska utan du fyller i de steg du vill, längst ner på varje steg i guiden kan du välja att klicka på "hoppa över steg" och gå vidare till nästa steg utan att fylla i fälten.
Behovsanalys
En behovsanalys kan i Cruitives rekryteringssystem skapas på två ställen, antingen här inne i Guiden eller i sidomenyn på hemskärmen under rekryteringar - om du skapar behovsanalysen ute vid hemskärmen kan du även därifrån skapa en rekrytering och då låta behovsanalysen vara grund för att rekryteringen startar. Om du väljer att skapa en behovsanalys här i guiden kan du fortsätta läsa så lär vi dig hur det går till.
Längst upp på sidan med behovsanalys hittar du behovsanalysformulär - här kan du skapa en eller flera formulär som sedan fylls i som en del av behovsanalysen. Du skapar nytt formulär genom att klicka på "skapa nytt formulär" under den lilla tabellen vid behovsanalysformulär. När du klickar där kommer ett fönster upp där du kan sätta titel på formuläret samt välja en mall om du redan har en färdig mall du vill använda.
När du bekräftat föregående steg kommer du till en vy där det står "besvara formulär" - valde du en mall kan du direkt börja fylla i mallens frågor, om du inte valde någon mall eller om du vill redigera den du laddade in klickar du på "redigera formulär" i vänstra övre hörnet.
I redigeringsvyn har du en liten meny till höger där du kan välja att antingen lägga till informationsblock eller att lägga till frågor. Här är det helt upp till dig att skapa de frågetyper och ställa de frågor du önskar för att få ut en så bra behovsanalys som möjligt.
När du väljer frågetyp kan du också välja att göra en fråga obligatorisk. Om du väljer att göra en fråga obligatorisk kan personen som fyller i formuläret inte färdigställa arbetet utan att ha svarat på den frågan.
Ovanför frågeformuläret finner du en diskett, en filmapp och ett kugghjul, dessa knappar kan du använda för att spara det formulär du skapar om du blir nöjd med ditt arbete och vill att den ska få agera mall till någon annan process (du kommer sedermera att hitta ditt sparade formulär under mallar i hemskärmen). Kugghjulet kan du klicka på om du vill redigera vilken font du vill använda i formuläret.
När formuläret är skapat kan du klicka på "besvara formulär" och svara på frågorna eller klicka på "tillbaka till behovsanalysen" om du vill komma ut till guiden igen och där välja en användare som ska besvara behovsanalysfrågorna.
Om du vill redigera titel på behovsanalysen kan du klicka på de tre prickarna som är längst upp i högra hörnet i vyn om du är inne på "besvara formulär".
När du är tillbaka i guiden men fortsatt på steget "behovsanalys" kan du se att det nedanför behovsanalysformuläret finns en beskrivning, det är som en anteckning eller en extra kommentar ni kan använda.
Nedanför det finns bekräfta behov, där kan du lägga till användare som finns i systemet (även om inte användaren är en del av rekryteringen i övrigt) för att få ett godkännande på behovsanalysen. När personen eller personerna besvarat behovsanalysen hamnar deras svar på samma ställe. Ni kan även lägga kommentarer på behovsanalysen. När ni känner er klara kan ni färdigställa och gå vidare.
Rollbeskrivning och kravprofil
Steg 3 i guiden heter "Rollbeskrivning och kravprofil" - här är tanken att du utifrån din behovsanalys ska bryta ut informationen och skriva en rollbeskrivning och sedan utifrån den mappa upp vilka krav det ställer på den ansökande om den ska kunna utföra arbetet utifrån rollbeskrivningen. Inga fält är obligatoriska och längst ner på sidan kan du välja att klicka på "hoppa över steg".
Överst på steg 3 finner du titeln "Yrkestitel" - detta fält är direktkopplat till Arbetsförmedlingen, vilket innebär att OM du väljer att dela annonsen till arbetsförmedlingen i ett senare steg så kommer detta redan vara ifyllt om du fyller i det här.
Rollbeskrivning är idag ett textfält där du fritt kan beskriva rollen som är planerad att tillsättas. Nedanför där får du fylla i vilken plats tjänsten är belägen - du kan även här välja om det ska vara remote. Även detta fält är direktkopplat till arbetsförmedlingen om du vill publicera där i ett senare tillfälle. Denna information kan också vara en del av din annons om du vill. Nedanför "plats" får du ställa in vilken tidsomfattning tjänsten är tänkt till.
Den sista delen i "rollbeskrivning och kravprofil" är kravprofilen. Den delas i Cruitive upp i "Kunskaps- och färdighetskrav" samt "sociala- och personlighetskrav". Denna är kopplad till företagets kompetensbank (som du kan läsa mer om här) och väljer du kompetenser eller kunskaper som finns i företagets kompetensbank så kan du i senare steg i processen välja att exempelvis autogenerera intervjuguide och referensformulär, men du kan också välja kompetenser som inte finns i kompetensbanken och skapa egna frågor. Mer om intervjuguiden här.
När du känner dig nöjd kan du klicka på "färdigställ steg och gå vidare".
Hitta rätt kandidat
Steg 4 i guiden hittar du det vi kallar för "hitta rätt kandidat", på detta steg ställer du in funktioner och steg i din process som är kopplade till att du ska kunna ta reda på om kandidaten är rätt för dig. Överst på denna sidan är därför statusflödet där du ställer in vilka steg i processen som ska få vara med. Här kan du klicka på "lägg till ny status" och lägga till så många statusar du vill. Du kan klicka längst till höger på de sex små prickarna för att dra och släppa varje status för att lägga dem i den ordning du vill.
Du kan också klicka på en status för att redigera eller ta bort den. Väljer du att redigera en status kan du där koppla på en meddelandemall, välja vilken färg statusen ska ha, skriva en beskrivning samt lägga en effekt. Att lägga en effekt innebär att när en kandidat flyttas till just den statusen så kommer något specifikt att hända - exempelvis kan ett referensformulär skickas ut eller ett urvalsformulär eller kanske personlighetstester.
Om ditt företag har valt att ha personlighetstester kopplat till Cruitive så kommer dessa att visas nedaför statusflödet. Annars kommer urvalsfrågor och referensformulär samt intervjumallar att följa nedanför statusflödet - här kan du skapa formulär och mallar som du kan använda i processen sedan. Mer om detta kan du läsa om under centrala funktioner här.
Sista funktionerna i detta steg heter "anonymisera kandidater" samt "bedömningsmatris". Anonymiserade kandidater innebär att systemet kommer att anonymisera ansökningarna genom att tillfoga dem neutrala, fiktiva karaktärs- eller objektsnamn, blurra eventuella bilder och byta ut annan information som kan vara personidentificerande.
Bedömningsmatrisen kan du skapa en mall för och även autogenerera genom att klicka på "redigera bedömningsmatris".
Annons och ansökningsformulär
Det sista steget i Guiden är "Annons och ansökningsformulär", här ställer du in outputen kopplat till rekryteringen, alltså det som kommer visas utåt. Överst på denna sida hittar du annonstitel, denna är förinställd på det du skrev in som extern titel när du skapade rekryteringsprocessen. Under detta kan du ställa in vilka roller ni har som är kopplade till rekryteringen, detta är inte obligatoriskt.
Du kan även på denna sida ställa in språk på annons, det gäller alltså de knappar och den text som systemet tillhandahåller som då kommer att påverkas, inte den text du skriver - exempelvis om du skriver annonstexten på engelska och sedan väljer språk svenska så kommer inte texten att översättas till svenska utan knapparna och texten från systemet kommer att bli på svenska.
Därefter kommer du till annondesign där du kan klicka in för att designa din annons och sedan även skapa ditt ansökningsformulär under annonsredigeringen - du kan läsa mer om hur man skapar en annons här samt om hur ansökningsformulär fungerar här.
Under annons och ansökningsformulär kommer ett par titlar där du ställer in diverse olika meddelanden som visas för kandidaten på olika ställen, exempelvis om du vill lägga till en beskrivning till ditt ansökningsformulär eller om du vill skriva ett meddelande som visas när någon klickar sig in på en annons som inte längre är sökbar.
Att en annons visas efter att den inte längre är sökbar kanske låter konstigt, men om du exempelvis har publicerat en tjänst och delat den i dina sociala medier så kan länken till tjänsten och inlägget på sociala medier vara kvar även efter publicering och då går länken till detta meddelandet istället då annonsen inte längre är tillgänglig.
Publicering är nästa steg - här kan du alltså publicera din annons och du kan välja om det ska vara manuell publicering eller om annonsen ska vara publicerad inom ett visst datumintervall. Du kan också välja om din annons ska vara publik eller privat, med privat rekrytering innebär det att annonsen och tjänsten är sökbar men bara till den som har fått annonsen skickad till sig.
Sista delen av detta sista steg i guiden handlar om spridning av din annons, här kan du snabbdela till dina sociala medier, du kan välja att sponsra din annons genom vårt samarbete med Jobtip, på detta sätt kan du betala för en riktad kampanj till olika sociala medier för att få extra boozt på din annons. Läs mer om hur du sponsrar din annons genom Jobtip här. Och slutligen kan du också välja att publicera din annons på arbetsförmedlingen och det kan du läsa mer om här.
Klicka sedan på färdigställ det sista steget och därefter kan du genom att klicka på rekryteringen längst upp till vänster i huvudbaren komma till rekryteringens landningssida.
Sidomenyn
Allt som du kan göra i guiden kan du också göra i sidomenyn som finns på vänstra sidan i rekryteringens landningssida. Guiden följer ett rekommenderat flöde så vi rekommenderar att följa den, men om du vill arbeta genom sidomenyn kan du givetvis göra så också - eller om du efter att ha använt dig av guiden vill redigera något så kan det vara smidigt att genom sidomenyn komma direkt på det du önskar redigera.
I sidomenyn hittar du överst titeln "översikt" och det är alltså rekryteringens landningssida du hamnar på eller är på om du klickar eller är på denna rubrik i menyn. Under den finner du ansökningar som är en rubrik som även har ett antal undersidor; alla ansökningar, meddelanden, urvalsformulär, intervjuer och referensformulär. Alla ansökningar är platsen du finner alla dina ansökningar på - hur du hanterar dina ansökningar samt hur du navigerar i den vyn du hamnar på om du klickar på denna rubrik kan du läsa mer om här.
Meddelanden är en samlingssida för alla meddelanden som skickats kopplat till den specifika rekryteringsprocess du nu är inne på - givetvis kan du också på varje enskild ansökan också finna den specifika konversationen med just den ansökanden, men här har du en samlingsplats för alla meddelanden. Under detta hittar du urvalsformulär, intervjuer samt referensformulär som alltså är arbetsmaterialet du kan använda dig av i rekryteringsprocessen - på dessa rubriker kan du klicka om du vill redigera, skapa eller hantera dessa arbetsdokument.
Nästa menyalternativ är "kalender" och här har du helt enkelt en snabblänk till din kalender om det är så att du vill boka in en ny intervjutid eller om du vill kika på hur schemat ser ut.
Därefter ser du uppgifter som du kan läsa mer om här, men som i korta ord kan beskrivas som digitala post-it-lappar som du kan skapa för att säkerställa att du inte glömmer något i processen. Därefter finner du rubriken "annons" där du kan se att det finns ett antal underrubriker, nämligen; Allmänt, design, ansökningsformulär samt delning. Här kan du under allmänt ställa in inställningar kopplat till din annons, under design kommer du till designverktyget för din annons, under ansökningsformuläret kommer du till ansökningsformuläret samt slutningen kan du hantera annonsens delning under just rubriken delning.
De sista två rubrikerna i sidomenyn är "statistik" där du kan se statistik som går att se på rekryteringsprocessen, samt slutligen "inställningar" där du utifrån rubrikerna "allmänt", "användare", "statusflöde", "intervjumallar", "bedömningsmatris" samt "behovsanalys" kan hantera allmäna inställningar för dessa specifika delar av rekryteringsprocessen.
Avslutande ord
Nu har vi gått igenom hur du skapar en rekrytering och går igenom stegen du kan gå igenom för att säkerställa att rekryteringsprocessen följer ett strukturerat flöde. Nu rekommenderar vi att ni går vidare och läser under rubrikerna "ansökningar" samt "centrala funktioner" för att lära dig mer om hur du hanterar systemet när ansökningarna börjar trilla in, samt hur du hanterar flera av de mest centrala delarna av systemet.