Centrala funktioner
Du har nu kommit till ett avsnitt som beskriver några av de centrala funktionerna i Cruitives rekryteringssystem. Här går vi igenom de viktigaste verktygen och funktionerna som underlättar för dig att hantera och effektivisera hela rekryteringsprocessen, från kandidaturval till anställning.
Aktivitetsflöde
Aktivitetsflödet i Cruitives rekryteringssystem ger en tydlig överblick över allt som händer i systemet. Det är placerat till höger i fältet och flödet följer med oavsett var du befinner dig, och visar relevanta uppdateringar i realtid. Om du är inne på en specifik rekrytering visas endast aktiviteter kopplade till den, vilket gör det enkelt att hålla koll på viktiga händelser och uppdateringar utan att behöva navigera bort från ditt nuvarande arbetsflöde.
I aktivitetsflödet är vissa ord och namn fetmarkerade, detta indikerar att du kan klicka dig in på det som fetmarkerats.
Support
Var du än är i systemet så kommer du högst upp på huvudbaren alltid att se en liten fyrkantig knapp med en rund ring och ett frågetecken på - detta är systemets supportknapp och här kan du klicka för att direkt i systemet skicka ett ärende till vårt utvecklingsteam. Här kan du ställa en fråga om systemet, komma med önskemål, beskriva ett problem eller rapportera om buggar. När du klickar på knappen kommer du att ombedjas beskriva ärendet men du kan också direkt ifrån systemet välja att ta en skärmdump för att utvecklarna ska se var i systemet du befinner dig när problemet har uppstått.
Du kommer att få ett meddelande när ditt ärende har inkommit och när det är hanterat. Om något strular med systemets supportfunktion eller om du önskar att komma i kontakt med vår support via mail kan du nå oss genom support@cruitive.com.
Mallar
På flera ställen i systemet kommer du att stöta på alternativet "välj en mall" eller "ladda in en mall". Dessa mallar skapar du på två olika sätt i systemet, antingen genom att klicka på "mallar" under rubriken "rekrytering" i huvudmenyn i systemet, eller så kan du på flera ställen i systemet när du skapat material välja att klicka på en mappliknande ikon (oftast längst upp till höger när du är i en redigeringsvy) och spara det arbete du nyss gjort som en mall.
När du är inne på någon av mallarna i mallstrukturen kommer du att se mallarna som i en tabell. Om du klickar på de tre prickarna längst till höger av varje mall i tabellen kan du välja att göra en mall till standardmall, det innebär att den mall som är standardmall per automatik kommer att väljas i alla processer framåt (om inte någon annan mall väljs). Du kan även klicka på de tre prickarna om du vill ta bort en specifik mall.
Rekryteringsmall
När du klickat dig in på "mallar" ifrån huvudmenyn är det första mallalternativet "rekrytering". Detta är en mall som hanterar alla stora delar av en rekryteringsprocess.
En rekommendation som vi ofta brukar säga till våra kunder, är att skapa en eller flera standardmallar för företaget - på detta sätt kan du alltid välja denna mall när du skapar en ny rekrytering och ha de stora dragen redan förifyllda.
När du klickar på "+skapa ny rekryteringsmall" kommer du att bli ombedd att sätta en titel på mallen och sedan bekräfta. Därefter kommer du att hamna i en vy där du har en sidomeny till vänster och ett arbetsflöde i mitten av skärmen. Första rubriken i sidomenyn är "allmänt" och det är där du hamnar när du precis skapat en mall, här kan du redigera din titel, sätta en rollbeskrivning, skapa en kravprofil, lägga till taggar, beskriva en tjänsts säte och tidsomfattning samt ställa in lite övrig allmän information om rekryteringen.
Många brukar skapa en rekryteringsmall för tjänster som de ofta brukar rekrytera till och på så sätt ha en standardinställning gällande kravprofil och rollbeskrivning osv.
Även om du vid skapandet av en ny rekryteringsprocess väljer att använda dig av en mall så kommer du att kunna redigera det som mallen förinställer på rekryteringen - du behöver alltså inte vara orolig om du skapar en "ekonommall" och ställer in en kravprofil som du sedan i en ny rekryteringsprocess vill ändra på. Väljer du en mall till en process och redigerar inställningarna så kommer du inte att redigera din mall.
Nästa rubrik i sidomenyn är "behovsanalys" och här kan du skapa ett formulär som du kan använda för att skapa en behovsanalys i en rekryteringsprocess framåt. Sedan följer "annonsdesign" där du kan skapa en mall för hur du vill att annonser ska se ut, vad de ska ha för layout och innehåll och så vidare. Därefter kan du också skapa en mall för ansökningsformulär under rubriken "ansökningsformulär", skapa intervjumaterial under rubriken "intervjuer" samt sätta upp hur du vill att ett statusflöde ska se ut under rubriken "statusflöde".
Annonsmall
En annonsmall är precis som det låter en mall över en annons. Här kan du skapa hur många annonsmallar du vill och redigera vilka block du vill att era annonser ska innehålla osv. Om du klickar på de tre prickarna längst till höger av varje mall i tabellen kan du välja att göra en mall till standardmall, det innebär att den mall som är standardmall per automatik kommer att väljas i alla processer framåt (om inte någon annan mall väljs).
Meddelandemall
Meddelandemallar är en mycket viktig funktion i systemet. Här delar vi upp meddelandemallarna i "meddelandemallar vid händelser" samt "egna meddelandemallar". Meddelandemallar vid händelser är förprogrammerade av systemet så att du kan komma igång och använda systemet direkt som användare och inte riskera att missa återkopplingen till en kandidat när den gör en ansökan till en specifik tjänst eller till en intresseanmälan. Även om dessa meddelandemallar kommer förprogrammerade av systemet så är de helt redigeringsbara av er användare.
Ändrar du en av meddelandena under "meddelandemallar vid händelser" så kommer de att ändras för hela företaget.
Under "egna meddelandemallar" kan du skapa helt egna meddelandemallar. Du skapar en ny mall genom att klicka på "+skapa ny meddelandemall", välja titel, beskriva när/hur mallen ska användas och sedan klicka på "skapa". Väl inne i redigeringsvyn kan du under "namn" ändra titeln på mallen, under "intern beskrivning" redigera beskrivningen av mallen". Du kan också under rubriken "ämnesrad" lägga till en ämnesrad, det är denna ämnesrad som kommer att vara själva titeln på meddelandet som skickas ut till kandidaten - alltså själva rubriken. Under rubriken "Innehåll" skriver du själva meddelandet precis som du vill ha det. När du skriver så kommer du hela tiden att se en förhandsgranskning av meddelandet i fältet till höger.
När du skriver ett meddelande kan du använda dig av olika variabler för att göra meddelandet mer personligt, du kan exempelvis välja variabeln {{ applicantFirstName }} för att meddelandet när det skickas ska lägga till varje kandidats förnamn i mailet. Du bifogar en variabel enkelt genom att klicka på "variabler" i sidan till vänster om textfältet.
När du är nöjd med ditt meddelande är det bara att spara.
Övriga mallar
Övriga mallar i mallstrukturen är "intervju", "behovsanalysformulär", "ansökningsformulär", "referensformulär" samt "urvalsformulär". Här är det olika typer av formulär som du kan skapa mallar till och dessa fungerar på samma sätt som ovan, du klickar på skapa ny mall och följer instruktionerna. Formulären fungerar likadant här i mallstrukturen som om du hanterar några av dessa formulär löpande i processen. Alla dessa delar kommer att beskrivas närmare nedan under egna rubriker.
Kompetensbanken
Kompetensbanken hittar du genom att klicka på "rekrytering" i menyn till vänster på huvudsidan i systemet, därefter klickar du på "kompetenser" i menyn. Då hamnar du i en vy där du har en lista med olika kompetenser och färdigheter. Cruitives system kommer med ett antal förinställda kompetenser, dessa är alla redigeringsbara och du kan ta bort dem om du vill. Du kan också fritt skapa ny kompetenser.
Kompetensbanken är kopplad till kravprofilen i systemet så när du lägger till en kompetens som finns i kompetensbanken i en kravprofil så kan du sedan autogenerera exempelvis intervjuguide och referensformulär utifrån dessa kompetenser. För att det ska finnas material att autogenerera så behöver du dock lägga till dessa (det finns redan färdigt material på de kompetenser som medföljer i systemet).
När du klickar in på en kompetens så kommer du till en vy där du först kan lägga till intervjufrågor som ska kopplas till kompetensen, därefter referensfrågor och slutligen kan du ställa in inställningar kopplat till kompetensen - inställningar är kopplad till bedömningsmatrisen som du också kan autogenerera i rekryteringsprocesserna utifrån din kravprofil.
Grupper för intervjubokning
Grupper för intervjubokning är en funktion som finns till för att du enkelt ska kunna hantera ditt intervjubokningsarbete - genom denna funktionen kan du enkelt samarbeta med dina kollegor samt smidigt skicka ut flera möjliga intervjutider till många kandidater samtidigt så att de själva kan boka in sig.
Du hittar funktionen genom att klicka på "rekrytering" i sidomenyn på hemskärmen och sedan välja "grupper för intervjubokning" i rullmenyn som fälls ned. När du klickar där hamnar du i en vy där du ser en tabell i mitten och längst upp i högra hörnet ser du en grön knapp där du kan klicka för att skapa ny grupp för intervjubokning. Då får du upp ett fönster där du kan fylla i titel och beskrivning på gruppen. Nedanför där kan du koppla en intervjugrupp till en rekrytering, det är inget obligatoriskt utan du kan också välja att koppla rekrytering till gruppen senare.
Du kan också koppla på en intervjugrupp genom att klicka in dig på en rekrytering - under menyrubriken "ansökningar" finns en underrubrik som heter "intervju" i den vyn kan du i tabellen välja "grupper för intervjubokning" och lägga till ny grupp.
Du kan också skapa grupp för intervjubokning genom att följa stegen i ovan tipsruta men välja "skapa ny" istället för koppla befintlig.
Sista steget innan du bekräftar att en ny grupp skapats är att lägga in information om kalenderhändelsen samt lägga till deltagare i gruppen. Med information om kalenderhändelsen inkluderas titel - vilket är den titel kandidaten kommer att se när hen får inbjudan, beskrivning - även denna ses av kandidaten, samt plats och URL - alla dessa funktioner går att redigera i kommande steg också.
När du klickat på bekräfta kommer du till en ny vy där du till vänster har en liten meny bestående av rubrikerna "intervjutider", "kandidater" samt "inställningar". Du har by default kommit direkt till intervjutider där du i mitten ser en tabell och längst upp i högra hörnet en knapp där du kan lägga till bokningsbara tider. Klickar du där kan du lägga till så många tidar du önskar ska vara inkluderad i denna grupp av tider. Här kan du även redigera användare och kalenderhändelseinformation som du ställde in i föregående steg.
Under rubriken "kandidater" kan du bjuda in kandidater till att boka in sig på tiderna som du lagt in som tillgängliga för gruppen. Och under inställningar kan du redigera grundläggande inställningar samt ta bort gruppen om det är så att du inte vill ha den kvar.
När du lägger till tider i en grupp så kommer du att se alla tillgängliga tider i kalendern, när någon kandidat bokar in sig på en ledig tid så kommer kandidatens namn att synas i kalenderhändelsen så att det är enkelt att hålla koll!
Du kan även direkt i kalendern skapa en ny grupp för intervjubokning, det gör du genom att lägga till ny händelse inne i kalendern, välja "ny bokningsbar tid" och sedan i det fönster som då kommer upp välja att skapa ny intervjubokningsgrupp.
Behovsanalys
Behovsanalyser är en central funktion i Cruitive som du hittar på två olika ställen, dels som andra steg i rekryteringsguiden inne på en nyskapad rekrytering, men också under underrubriken "behovsanalyser" till huvudrubriken "rekrytering" på hemskärmen.
Sett ur ett rekryteringsflöde rekommenderas ofta att behovsanalysen ligger till grund för en påbörjad rekryteringsprocess och därför är rekommendationen att börja med en behovsanalys och alltså gå in genom hemskärmen som beskrivs ovan.
Oavsett var du väljer att skapa en behovsanalys så är funktionaliteten densamma. Du skapar ny behovsanalys, skapar nytt behovsanalysformulär där du kan redigera formulär och där lägga till fråga eller informationsblock. Det finns en mängd olika frågetyper och du väljer fritt de frågetyper som passar dig bäst för att du ska förstå behovet så bra som möjligt. Du kan välja att göra frågor obligatoriska om du vill.
När du lagt till frågor kan du också lägga till deltagare som du vill ska se på behovsanalysen eller besvara formuläret. Lägg till önskade deltagare under rubriken deltagare, den användaren får då en notis om att hen har en behovsanalys att granska. När du eller någon du skickat formuläret till har besvarat granskningen kommer det att visas "godkänt" eller "ej godkänt" jämte användarens namn samt en kommentar om personen valt att lägga en sådan.
Ni har också ett öppen kommentarsfält där ni kan diskutera behovet eller formuläret fritt och öppet. När behovet är godkänt kan ni direkt från behovsanalysen välja att skapa en ny rekrytering utifrån den behovsanalys som nu är skapad och ifylld.
Kalender
Kalendern i Cruitives rekryteringssystem hittar du på flera platser, den hänger med dig i systemet på samma sätt som exempelvis aktivitetsflödet. Primärt hittar du den i sidomenyn på hemskärmen. Kalendern fungerar ungefär som vilken annan digital kalender som helst. Längst upp till höger finns en grön knapp där du kan klicka på "ny kalenderhändelse", där kan du sedan välja att "skapa intervjubokning", "skapa bokningsbar intervjutid" samt "skapa övrig händelse".
Skapa intervjubokning innebär att du bokar in en enskild intervjutid. Inne på det fönster som dyker upp när du klickar på detta alternativ hittar du inställningar och du kan välja en specifik tid. Du kan sedan välja att skicka ut tiden som en intervjuförfrågan för att stämma av om kandidaten kan just denna tid, då kan den välja att tacka ja eller nej, alternativt kan du skicka tiden som en bokningsbekräftelse, om du exempelvis redan stämt av med kandidaten att tiden fungerar.
Skapa ny bokningsbar tid är att du kan lägga till en ny bokningsbar tid i en befintlig grupp eller att du skapar en ny grupp för intervjubokningsbara tider. Slutligen innebär "skapa övrig händelse" att du lägger en vanlig händelse i kalendern, alltså som inte är kopplad till någon intervjubokning eller liknande.
Du kan även direkt genom att klicka på en vald tid i kalendern skapa en ny kalenderbokning. Samma valbara alternativ som dyker upp i menyn när du klickar på den gröna knappen uppe till höger kommer att komma om du klickar direkt på kalendern, den enda skillnaden är att tiden kommer vara förinställd på den tid du valt i kalendern.
Ovanför kalendern men under den gröna knappen där du skapar ny kalenderhändelse finns en knapp där du kan välja att se kalendern som veckovis eller dagsvis kalender.
Synka kalender
Du kan välja att synkronisera din kalender till en outlook så att du kan få in ditt övriga schema in i Cruitive, vilket är smidigt när du ska boka in intervjutider så att du inte dubbelbokar dig, men också få in din Cruitivekalender i din outlook-kalender. Över kalendern ser du en knapp där det står "synkroniser kalender", klickar du på den är det bara att följa instruktionerna för att klara en synkronisering.
Uppgifter
Uppgifter är en funktion i systemet som du primärt hittar på hemskärmens sidomeny till vänster, men som också följer med dig på flera ställen i systemet, exempelvis om du är inne i en rekrytering så finner du även i den vänstermenyn uppgifter. Uppgifter fungerar som digitala post-it-lappar och där är tanken att du kan skapa din egen struktur för att helt enkelt få struktur och hålla ordning och reda på ditt arbete.
När du är inne på uppgifter ser du en tabell av uppgiftstavlor, en uppgiftstavla är alltså inte en uppgift utan ett "rum" där du kan sätta specifika uppgifter i. Om du tänker dig riktiga fysiska white-boards kan du tänka dig att varje tavla är som en white-board och du kan alltså här skapa flera white-boards så att du kan skapa den struktur du vill.
Längst upp i högra hörnet ser du en grön knapp där du kan klicka för att skapa en ny uppgiftstavla, då sätter du en titel på tavlan som du önskar, du kan också välja att direkt koppla tavlan till en specifik rekryteringsprocess, eller låta tavlan vara okopplad.
När du klickat på bekräfta skapas tavlan och det finns då ett antal förskapade kolumner inne på den specifika tavlan, "att göra, "gör nu" samt "färdigt". Alla dessa kolumner är redigeringsbara och du kan även ta bort och lägga till fritt som du vill. Längst till höger kan du klicka på lägg till kolumn. Du kan också under varje kolumn klicka på plusset för att lägga till en nyuppgift.
När du klickar på plusset kommer ett textfält upp där du snabbt och enkelt kan skapa en ny uppgift. När du klickar på enter läggs uppgiften till. Du kan sedan klicka på uppgiften och på det sättet redigera uppgiften, koppla den till en rekrytering eller till en kandidat. Du kan lägga till användare på uppgiften samt skriva beskrivningar och kommentarer.
Längst uppe till vänster på uppgiftstavlans vy ser du tre små prickar i en stapel, där kan du klicka för att redigera eller radera uppgiftstavlan. Till vänster om dessa knappar kan du också klicka om du vill dela hela din uppgiftstavla med någon kollega.
Variabler
På all output som går att skapa i systemet, alltså allt material som på något sätt flyger ut ur systemet för att kommunicera med någon annan - exempelvis en annons, ett meddelande, ett formulär eller dylikt, kan du skapa variabler i textfältet för att få en autoifyllnad. Exempelvis kan du lägga en variabel som heter "applicant firstname" som då går att all output kommer att anpassas utifrån vilken kandidat outputen talar till, om du skriver den variabeln i ett meddelande och skickar samma meddelande till flera kandidater så kommer varje kandidat att läsa sitt namn.
Du kan under "ditt företag" i sidomenyn till vänster på hemskärmen klicka på "variabler" i underrubrikerna som kommer fram och där lägga till egna variabler för att smidigare hantera din kommunikation i systemet.
I vissa fall i systemet så står "variabler" i fetstilt till vänster om ett textfält och då kan du klicka på det ordet för att lägga till en variabel, i andra fall ser du en knapp där det står "+lägg till variabel" för att lägga till en variabel.
Taggar
Taggar är en funktionalitet som finns till för att ni ska kunna strukturera upp ert arbete, göra saker sökbara och filtreringsbara. Taggar kan du lägga på en rekrytering, på en kandidat eller på en ansökan. Du själv väljer hur du vill använda taggar.
Taggar är inte personliga, lägger du en tagg på en rekrytering så blir den sökbar och synlig för alla användare i systemet.
Om du är inne i kandidatbanken kan du sortera kandidater utifrån taggar, när du söker i sökrutan kan du få fram taggar som en kategori och när du är inne på ansökningar i en rekryteringsprocess kan du även där sortera på ansökningarna utifrån taggar.
Under ditt företag i vänstermenyn på hemskärmen hittar du en underrubrik som heter taggar, där kan du gå in för att se alla taggar som idag används i systemet.
Tabeller
På många ställen i systemet hittar du och arbetar du i tabeller. De fungerar likadant var du än är i systemet. Cruitive har tagit fram en standardinställning på hur tabellen ska vara utformad, men du som är inloggad kan fritt välja att strukturera upp tabellerna som du vill.
Om en kolumn i en tabell har pilar längst till höger i kolumnens titelområde så innebär det att det är möjligt att sortera i tabellen utifrån den kolumnens titel.
Längst till höger på en tabell hittar du nästan alltid ett kugghjul. Det är utifrån detta kugghjul som du kan välja att ändra i tabellen. Klickar du här får du upp alla valbara alternativa kolumner och när du kryssar i att du vill använda en kolumn så kommer det finnas två streckade linjer längst ut i högre sidan på kolumnraden i inställningar, det indikerar att du fritt kan dra och droppa dessa kolumner för att ändra i hur du vill att visningssorteringen på kolumnerna ska vara. Längst ner i inställningar på kugghjulet brukar det ofta finnas möjlighet att lägga till radnumrering om du önskar.
Ovanför flera tabeller i systemet finns också en sökruta som indikerar att du kan söka efter något i tabellen, även denna sökruta har ofta ett kugghjul som indikerar att du kan ändra inställningarna på sökfunktionen. Ofta finns också en discett och en filmapp ovanför tabellen och det indikerar att du kan spara en tabellstruktur som en mall tillika ladda in en redan sedan tidigare sparat mall.
Annonsdelning
När du publicerat en annons så kan du också dela den på flera olika plattformar direkt från systemet. Viktigt är att ditt företag har kopplat er hemsida med Cruitive så att publicerade annonser som inte ska vara privata publiceras på er hemsida. Detta gör ni enkelt under "ditt företag" och inställningar.
Om du väljer att ha en annons privat kan du fortfarande dela annonsen men då skickas den manuellt till valda mottagare. Om du vill koppla ditt företag till ett intranät för att göra så att privata rekryteringar kan publiceras endast på ert intranät kan du göra det genom att höra av dig till support@cruitive.com så hjälper vi dig.
Sociala medier
När du har publicerat en annons ser du att det finns en titel som heter snabbdelning. Direkt genom systemet kan du logga in på ert företags sociala medier och sedan när du publicerar en annons välja att lägga upp annonsen även som ett inlägg på sociala medier. Du kan inte direkt genom systemet sponsra ett inlägg utan det får du göra inloggad på den plattform du önskar sponsra inlägget OM inte du vill sponsra en annons genom jobtip som du kan göra direkt genom Cruitive och det läser du mer om nedan.
Arbetsförmedlingen
Du kan även publicera dina annonser direkt på arbetsförmedlingen. För att kunna göra detta kan du höra av dig till supporten så hjälper vi till att logga in på ditt konto på arbetsförmedlingen, därefter är det bara att du klickar på delning till arbetsförmedlingen, fyller i de fält du inte redan fyllt i genom guiden och sedan klicka på dela.
Jobtip
Cruitive har ett samarbete med Jobtip och genom detta samarbete kan du sponsra din annons på alla de stora plattformarna för annonsplacering. Du klickar på skapa ny kampanj under titeln sponsra annons. Då betalar du en summa för att sponsra annonsen. Du kan följa instruktionerna direkt i systemet.
Intervjuguide
Att hålla intervjuer direkt i systemet är smidigt för att få alla dokument samlade på ett och samma ställe. I Cruitive kan du dessutom skapa en intervjuguidesmall för att ha en struktur på intervjumallen som du kanske vill använda varje gång i alla intervjuer. Du kan också utifrån kravprofilering autogenerera intervjuguiden. Vi går igenom de olika alternativen nedan.
Att skapa en intervjuguidesmall gör du under mallar som finns som underrubrik till rekryteringsrubriken i sidomenyn på hemskärmen. Mer om mallar kan du läsa om här ovan under rubriken mallar. Men du kan också skapa en ny intervjuguide genom att följa guiden i rekryteringsprocessen när du skapar en ny rekrytering, under steget "hitta rätt kandidat" kan du klicka på intervjumallar och sedan klicka på "lägg till intervjumall". Då får du i ett fönster välja titel på intervjumallen. Slutligen kan du även klicka dig in och skapa intervjumall genom att navigera via vänstermenyn inne på en rekrytering, då hittar du referensformulär som en underrubrik till "ansökningar".
När du sedan klickar dig in i den nyskapade mallen kommer du mötas av en sida som är tom (om du inte valt en mall) och där du i mitten av skärmen kan lägga till intervuavsnitt. Intervjuguiden är nämligen uppbyggd som så att du lägger till avsnitt och sedan frågor kopplade till respektive avsnitt. Du kan skapa en intervjuguide helt manuellt på detta sätt, eller kan du kika längst upp i högra hörnet där du antingen kan ladda in en mall därifrån eller klicka på generera avsnitt och frågor. Då genereras frågor och avsnitt baserat på din kravprofil.
Hålla i en intervju
När du sedan ska hålla i en intervju går du in på den kandidat du ska hålla intervjun med och klickar på intervju i vänstra sidofältet. Väl där inne kan du välja vilken mall du vill använda när du håller i intervjun och sedan är det bara att svara på frågorna i fälten som presenteras i intervjuguiden.
Intervjun hamnar sedan på kandidatens profil i ansökan.
Referensformulär
Även referensformulär är en del du kan skapa som mall och använda liknande i hela systemet. Då klickar du dig in genom att klicka på rubriken "rekrytering" i vänstermenyn på hemskärmen och sedan klicka på mallar, där ser du sedan referensformulär. Du hittar även referensformuläret inne på en rekrytering antingen i guiden under steget "hitta rätt kandidat" alternativt i vänstermenyn inne på en rekrytering där referensformulär är en underrubrik under "ansökningar".
När du klickat dig in i ett nyskapat referensformulär hamnar du i en översiktsvy där du kommer kunna lägga till kandidater som du sedan vill få in referenter till. Du kan antingen manuellt lägga till referenter om du fått uppgifter från en kandidat, eller så kan du klicka på begär referenser, så kommer kandidaten att få fylla i sina referenser i ett formulär som skickats till hens mail.
I vänstermenyn till inne på referensformulärssidan står under översikt en rubrik som heter "redigera frågor", det är här du lägger till dina referensfrågor. Formuläret är ett blocksystem så du lägger till en fråga eller ett informationsblock till höger och kan sedan sortera bland blocken genom att klicka på de sex små prickarna till höger om varje block. Du kan välja bland en mängd olika frågevarianter.
När du skapar en fråga kan du under textfälten se en knapp där det står "lägg till variabel", du kan läsa mer om variabler ovan, men vi rekommenderar att använda dessa i formulären för att göra formulären mer personliga. Då kan du lägga till en variabel så att varje kandidats namn kommer att stå i formuläret oavsett vilken kandidats referent du skickar formuläret till.
När formuläret börjar att besvaras kan du på översiktssidan jämföra svar och få en översiktsbild över hur referenterna har besvarat formuläret.
Urvalsformulär
Urvalsformuläret fungerar exakt på samma sätt som referensformuläret som du kan läsa om ovan, med den lilla skillnaden att utskicket du gör inte går till några referenter utan till kandidaterna själva. Du hittar urvalsformulär på samma sätt som referensformulär både i mallar, i guiden samt i vänstermenyn inne på en rekrytering unde rubriken "ansökningar".
Annons
Att skapa en annons i Cruitive är enkelt, du kan skapa en annonsmall under mallar på huvudskärmen under mallar som du då hittar som underrubrik under rekrytering. Men annonsskapandet kan du även finna i rekryteringsguiden inne på en rekrytering och då är det guidens sista steg, slutligen kan du även finna annonsdesignen i vänstermenyn inne på en rekrytering under rubriken "annons" och sedan "design".
När du är inne på annonsdesignsvyn kommer du att se själva annonsen i skärmens mitt och sedan se olika block på skärmens högerkant. Blocken kan du själv lägga till, ta bort och redigera som du vill. Du lägger till ett block genom att klicka på den gröna knappen till höger "+lägg till block" och har sedan flera alternativa block att välja bland. När du lägger till ett block hamnar de i menyn av olika block till höger. Du ser längst ut i högerkanten på dessa block två rader ovanför varandra, om du klickar på dessa kan du dra och släppa blocket för att placera den i den ordning du vill att blocken ska vara. Soptunnan till vänster om stecken kan du klicka på om du vill ta bort blocket och slutligen kan du klicka på pennan till vänster om soptunnan för att redigera innehållet i ett block.
Ovanför själva annonsen i annonsredigeringsvyn finns ett antal olika knappar. Längst till vänster av dessa knappar är först en bred knapp där ena sidan är en datorskärm och den andra föreställer en mobiltelefon. Dessa knappar kan du växla mellan för att förhandsgranska annonsen på olika skärmvarianter. Det lilla ögat till höger om denna innebär att du kan förhandsgranska annonsen i en ny flik. TIll höger om denna är en knapp du kan klicka på för att kopiera annonslänken.
Till höger ovanför annonsen finns också ett antal knappar, från vänster ser vi publiceringsstatus samt publiceringsalternativ. Till höger om denna är först en diskett och sedan en filmapp, dessa är för att du ska kunna spara en annons som en ny mall samt ladda in en redan befintlig mall. Slutligen har du ett kugghjul och ett par stjärnor på två knappar till höger om detta, kugghjulet klickar du på för att hantera inställningar på annonsen, det inkluderar att välja olika fonter på rubriker och brödtext. De sista stjärnorna kan du läsa om nedan.
Autogenerera text
Knappen längst till höger ovanför annonsen föreställer tre små stjärnor och här kan du klicka om du vill ha lite hjälp att generera förslag på annonstext. När du klickar på denna kommer ett fönster upp där du först får fylla i en liten innehållsbeskrivning där du ger AI:n lite information och bakgrund till den text du vill att den ska generera. Därefter får du välja vilken språkstil du vill att AI:n ska ha och slutligen ungefär hur många ord du vill att den ska generera.
Det är inte säkert att AI:n genererar så många antal ord du önskar. Om din beskrivning inte ger AI:n tillräckligt med information för att den ska kunna generera den mängden så kommer den inte att generera så många antal ord utan endast det den tycker att den kan få fram utifrån din beskrivning.
Ansökningsformulär
Ansökningsformuläret är det formulär som är länken mellan en kandidat och dig - det är så ni får er första kontakt, genom att en kandidat fyller i det ansökningsformulär som du skapat och tillfogat en rekryteringsprocess. Ansökningsformuläret kan du skapa antingen i en mall under mallar på hemskärmen eller direkt i en rekryeringsprocess och då antingen i sista steget i guiden, eller i vänstermenyn under "annons". När du skapar ett ansökningsformulär finns det ett tvingande fält som Cruitive kräver att du frågar efter, det är kandidatens kontaktuppgifter och det är på grund av att systemet måste kunna kommunicera med kandidaten för att kunna vara en del av processen. Utöver detta är det upp till dig att skapa ansökningsformuläret som du önskar.
Skapandet av ansökningsformulär kommer du snabbt att känna igen från andra delar i systemet då det följer samma blockstruktur som exempelvis vid skapandet av en annons som du har läst om här ovan. Det innebär att du ser själva formuläret i mitten av skärmen men att du har olika block i skärmens högerkant. Blocken du kan lägga till är antingen olika typer av frågor eller ett informationsblock. Du kan välja om en fråga ska vara obligatorisk eller ej. Och genom att klicka på de 6 små prickarna längst till höger på varje block kan du dra och släppa varje block i den ordning du önskar att varje block ska placeras.
Ansökningsformulärets färger och font anpassas efter de inställningar du gjort undet ditt företag där du har fått ladda in din grafiska profil.
Ovanför ansökningsformuläret ser du ett antal olika knappar. Längst till vänster är det först en knapp där du kan välja att växla mellan att se hur formuläret ser ut på en datorskärm eller en mobilskärm. Sedan har ni till höger om dessa knappar en knapp där du kan förhandsgranska ansökningsformuläret i ny flik. Den fjärde knappen från vänster är en checkbock och vad som händer när man klickar på den knappen kan du läsa om nedan under bedömningshjälp. De tre knapparna på högersidan är till för att du ska kunna spara ditt ansökningsformulär som en mall, ladda in redan sparad mall samt ställa in fonter.
Bedömningshjälp
När du klickar på bocken som är ovanför ansökningsformuläret hamnar du på en sida där du kan värdera dina frågor. Om du har lagt till frågor i formuläret som inte är textbaserade frågor utan frågor som på något sätt har en värde eller olika alternativ så kan du på denna sida sätta ett önskat värde på den specifika frågan. På det sättet kan du sedan i tabellen där ansökningarna kommer in välja att klicka på kugghjulet och få hjälp med bedömningen från AI som matchar dina önskade värderingar med de ansökandes profiler.
Digitala avtal
Ett valbart tillägg i Cruitive är digitala avtal, så att du kan skicka digitala anställningsavtal direkt från systemet. Detta ingår inte i systemets grundutförande utan är en tilläggstjänst. Om du väljer att använda dig av digitala avtal så hittar du dessa under ditt företag där avtal har en egen rubrik för de som har denna funktion igångsatt. Där kan du enkelt lägga till avtal, välja avtalsparter och skicka avtalet. Du kommer att få dokumentet färdigsignerat direkt tillbaka till systemet.
Användare/Behörigheter
För dig som är administratör i systemet kan du styra över vilka användare som får vara en del av ditt företag. Du kan också styra helt fritt vilka behörigheter alla användare har att utföra, se och komma åt olika funktioner i systemet. Under "ditt företag" i sidomenyn på hemskärmen finns två underrubriker "användare" och "användarroller", under användare så bjuder du in nya användare i systemet och väljer vilken behörighetsnivå personen ska ha. Systemet kommer med tre grundbehörigheter by default, men om du vill skapa egna användarroller kan du göra det under titeln användarroller. En användarroll kan delas in i användarroller i företaget samt en användarroll på rekryteringar - det betyder att den användarroll du tillfogar en användare i företaget inte behöver vara den som gäller på alla rekryteringar utan du kan låta en användare i systemet med exempelvis åskådarbehörighet i företaget ändå vara administratör över en specifik rekrytering.